Der Mandantenbrief: Ein Kanzleiworkflow, den du in einer Stunde selbst aufbaust

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Ein Mandantenbrief ist kein geeigneter Ort für ungeprüfte Automatisierung. Er ist aber ein guter Ort für einen klar begrenzten Assistenz-Workflow: Die KI strukturiert freigegebene Informationen und erstellt einen Entwurf. Die rechtliche Bewertung, Kontrolle und Freigabe bleiben vollständig bei der zuständigen Person.

Vor dem Start: Grenzen sauber ziehen

Dieser Workflow dient der Entwurfsvorbereitung und ist keine Rechtsberatung. Verwende nur ein von der Kanzlei freigegebenes System und beachte Berufsgeheimnis, Datenschutz, Mandatsvereinbarungen und interne Sicherheitsregeln.

Übertrage keine Klarnamen, Kontaktdaten, Aktenzeichen oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten, solange Zulässigkeit und technische Umgebung nicht geklärt sind.

Anbieter unterscheiden sich bei Verträgen, Administrationsfunktionen, Speicherfristen und Datennutzung. Für Business-Produkte und API-Zugänge gilt häufig, dass Unternehmensdaten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden. Das ist eine relevante Produkteigenschaft, ersetzt jedoch weder die Prüfung der konkreten Konfiguration noch die rechtliche Bewertung des Kanzleieinsatzes.

Schritt 1: Eine feste Eingabemaske erstellen

Baue eine Vorlage mit Pflichtfeldern: Zweck des Schreibens, Empfängerrolle, Verfahrensstand, gesicherte Tatsachen, offene Punkte, Frist, gewünschte Handlung, zulässige Anlagen und Tonalität. Trenne ausdrücklich zwischen Tatsachen, rechtlicher Bewertung und noch ungeprüften Angaben.

Arbeite zum Test ausschließlich mit fiktiven oder wirksam anonymisierten Daten. Aus „Frau Müller, Musterstraße 4“ wird beispielsweise „Mandantin A“. Seltene Kombinationen können trotzdem identifizierbar sein; bloßes Ersetzen des Namens ist daher nicht automatisch Anonymisierung.

Schritt 2: Der Entwurfsprompt

Schritt 3: Abbruchkriterien festlegen

Die KI soll nicht weiterschreiben, wenn der Zweck unklar ist, Tatsachen widersprüchlich sind, eine Frist nicht aus freigegebener Quelle stammt oder eine rechtliche Schlussfolgerung benötigt wird, die nicht ausdrücklich vorgegeben wurde. In diesen Fällen lautet die Ausgabe: „Menschliche Klärung erforderlich“ plus eine kurze Fragenliste.

Diese Abbruchlogik ist wichtiger als eine besonders elegante Formulierung. Sie verhindert nicht jeden Fehler, macht aber sichtbar, wann der Entwurf nicht versandfähig ist.

Schritt 4: Vier-Augen-Prüfung und Freigabe

Prüfe Identität und Adressierung, Tatsachen, Daten und Fristen, rechtliche Bewertung, Zitate und Quellen, Tonalität, Anlagen sowie das gewünschte weitere Vorgehen. Der fertige Brief wird erst nach der kanzleiüblichen Freigabe in das Dokumentenmanagement übernommen und versandt.

Speichere nicht den Chat als Akteninhalt, wenn dafür keine Regel besteht. Lege fest, welche Version dokumentiert wird, wie der Bearbeiter erkennbar bleibt und wann Entwürfe gelöscht werden.

Was du nach einer Stunde haben solltest

Eine freigegebene Eingabemaske, einen zentral gespeicherten Prompt, definierte Abbruchkriterien, eine menschliche Prüfliste und drei fiktive Testfälle. Was du nach einer Stunde nicht haben solltest: einen unbeaufsichtigten Versand, eine automatische Rechtsprüfung oder das Versprechen fehlerfreier Ergebnisse.

Du möchtest diesen Ablauf für deine Kanzlei anpassen? In der KI-Schulung für Kanzleien im 1:1-Format bauen wir die Vorlage mit deinen Rollen, Freigaben und realen Arbeitswegen, ohne vertrauliche Mandatsdaten in einer Demo zu verwenden.

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