KI-Automatisierung: was sie kostet und wann sie sich rechnet.

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01 / KOSTEN & ROI

Pauschalpreise für Automatisierung sind unseriös, weil der Aufwand fast vollständig von deinen Systemen abhängt. Hier findest du stattdessen die echten Kostentreiber und den Rechenweg, mit dem du selbst prüfen kannst, ob sich ein Prozess lohnt.

Die Kosten einer KI-Automatisierung ergeben sich aus sechs Faktoren: Anzahl der Prozesse, beteiligte Systeme und deren Schnittstellen, Datenschutzanforderungen, Team-Einarbeitung, Ausnahmefälle und laufender Betrieb. Jedes Projekt wird nach einem Prozess-Audit zum Festpreis kalkuliert. Ob sich eine Automatisierung lohnt, rechnest du so: Zeit pro Vorgang × Vorgänge pro Monat × interner Stundensatz ergibt die monatliche Ersparnis. Projektkosten geteilt durch diese Ersparnis ergibt die Amortisationsdauer in Monaten.

02 / RECHENWEG

Lohnt sich der Prozess? In drei Schritten.

Diese Rechnung kannst du ohne mich anstellen. Genau deshalb steht sie hier.

Aufwand heute messen

Wie viele Minuten kostet ein einzelner Vorgang aktuell, inklusive Suchen, Nachfragen und Abschreiben? Schätze eher zu niedrig als zu hoch.

Monatliche Ersparnis berechnen

Minuten pro Vorgang × Vorgänge pro Monat ÷ 60 × interner Stundensatz. Das ist der Betrag, den der Prozess dich heute jeden Monat kostet.

Amortisation prüfen

Projektkosten ÷ monatliche Ersparnis = Monate bis zum Break-even. Unter zwölf Monaten ist ein Projekt in der Regel klar sinnvoll, darüber lohnt sich die Frage, ob der Prozess vorher vereinfacht werden sollte.

Der zweite, oft größere Effekt lässt sich schlechter beziffern: Anfragen werden schneller beantwortet, nichts fällt mehr durch, und die Qualität schwankt nicht mit der Tagesform. Rechne trotzdem zuerst mit der reinen Zeitersparnis, damit die Entscheidung auf harten Zahlen steht.

02 / AUFWANDSTREIBER

Sechs Faktoren bestimmen den Preis.

Wer diese Punkte im Erstgespräch klärt, bekommt ein belastbares Angebot statt einer Schätzung, die später nachjustiert wird.

Anzahl der Prozesse

Systeme und Schnittstellen

Datenschutz und Freigaben

Einarbeitung im Team

Fehler- und Ausnahmefälle

Betrieb und Anpassung

02 / NACH DEM LAUNCH

Laufende Kosten im Betrieb.

Automatisierung ist kein Einmalkauf. Diese Posten fallen weiter an, bleiben aber in der Regel deutlich unter der eingesparten Arbeitszeit.

Skeptisch sein bei Anbietern, die Automatisierung ohne Blick auf deine Systeme zum Pauschalpreis anbieten. Ohne Prozess-Audit ist jede Zahl geraten, und geraten wird selten zu deinen Gunsten.

02 / HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zu Kosten und Umsetzung.

02 / PASSEND DAZU

Weiterlesen und vertiefen.

05 / PROZESS-AUDIT

Welcher Prozess lohnt sich bei dir zuerst?

Im Prozess-Audit sehen wir uns deine Abläufe an und priorisieren nach Aufwand und Ersparnis. Du bekommst eine ehrliche Liste, auch wenn dabei herauskommt, dass sich ein Prozess nicht lohnt.